Que ce soit dans une grande entreprise chimique, une chaîne de mode pour la haute couture ou la station de radio locale, les employés de bureau travaillent dans presque tous les secteurs, aussi gigantesque ou gérable que soit l'entreprise. Ils peuvent y attendre à la fois des activités organisationnelles classiques et diverses tâches spécifiques à l'entreprise, par exemple dans le domaine de la planification d'événements. La grande diversité de cette profession est probablement aussi la raison pour laquelle cette formation est l'une des plus populaires.
La question devrait plutôt être : Où ne pouvez-vous PAS travailler ? La plupart des entreprises disposent d'un bureau où sont effectuées les tâches organisationnelles. C'est pourquoi vous pouvez trouver un emploi dans presque tous les secteurs. Que ce soit dans une société financière, d'énergie ou même dans un grand magasin - le choix est immense.
Où puis-je travailler en tant qu'assistant de gestion de bureau ?
Si vous recherchez un emploi avec des horaires de travail réglementés, vous êtes au bon endroit. En outre, différentes tâches vous attendent chaque jour : Bien que vous travailliez souvent à l'ordinateur, vous avez également des contacts fréquents avec des clients ou des employés. Si vous souhaitez vous muter un secteur différent au fil du temps, c'est l'emploi idéal pour vous : après tout, ce poste est disponible dans presque toutes les entreprises et dans toutes les unités commerciales.
Travail d'organisation : Dans certains cas, il est nécessaire de planifier des événements d'entreprise ou de préparer des réunions. Cependant, il faut toujours coordonner les dates. Et lorsque les fournitures de bureau telles que le papier d'imprimante ou les en-têtes de lettres sont épuisées, les assistants de gestion de bureau veillent à les reconstituer.
Travailler au service de la comptabilité : en tant qu'assistant de gestion, vous gérez les factures, suivez les paiements ou tenez les livres de caisse.
Travailler avec des collègues : les employés de bureau gèrent également les changements de contrat et les données de base des employés - du début de l'emploi au lieu de résidence. Ils réservent également des hôtels ou des billets d'avion pour le prochain voyage d'affaires et expliquent comment fonctionne la comptabilité des frais de voyage.
Travailler avec les clients : qu'il s'agisse d'éloges ou de critiques - lorsque des plaintes ou des demandes d'amélioration émanent des clients, les employés de la direction du bureau les commentent ou les transmettent aux employés responsables. En outre, ils transmettent les commandes et répondent, par exemple, aux demandes de coopération.
Travailler à la réception : dès qu'un rendez-vous est imminent, l'assistante de direction du bureau est présente : elle accueille les candidats à un entretien d'embauche ou les clients qui se sont inscrits.
Travailler à l'ordinateur : en tant qu'assistant de gestion de bureau, vous répondez aux courriers électroniques, suivez les paiements entrants, rédigez des lettres commerciales et vous maîtrisez les programmes informatiques habituels, tels que Word, PowerPoint et Excel.
Travailler au téléphone : transférer les appels importants au patron, répondre aux questions des clients ou contacter les prestataires de services concernant le traitement des commandes - de nombreuses étapes du travail d'un employé de bureau sont effectuées par téléphone.
Une virgule déplacée au mauvais endroit peut rapidement conduire à un transfert erroné d'une somme de plusieurs millions de dollars - avec votre méthode de travail prudente, cela ne peut pas vous arriver.
Vous êtes la personne de contact pour les patrons, les employés et les clients, c'est pourquoi vous devez être communicatif et ouvert d'esprit.
Grâce à votre sens de l'organisation, vous avez tout en vue : quand les factures sont émises, quand les échéances sont dues et quand les nouveaux employés doivent signer leur contrat.
Quel genre d'homme dois-je être pour devenir assistant de direction ?
Quels sont les horaires de travail d'un assistant de gestion de bureau ?
Les employés de bureau ont une journée de travail régulière avec une semaine standard de 40 heures, qui dure environ huit heures par jour. La fréquence des heures supplémentaires dépend entièrement de chaque entreprise.
Comment se déroule la formation d'assistant de gestion de bureau ?
Il s'agit d'un programme de formation duale de trois ans, ce qui signifie qu'en tant que stagiaire, vous passez quelques jours par semaine dans une entreprise et les autres jours de la semaine dans une école professionnelle. Dans de rares cas, les phases théoriques se déroulent en bloc d'instruction. Ensuite, vous êtes dans l'entreprise pendant plusieurs mois, puis à l'école professionnelle pendant plusieurs semaines. Dans l'entreprise qui dispense la formation, les futurs assistants de gestion de bureau sont affectés dès le début dans un service permanent, où ils se familiarisent avec tous les processus de travail. La deuxième année, les stagiaires se spécialisent dans des spécialités dites optionnelles, telles que les ressources humaines ou la logistique.
Qu'est-ce qu'un assistant de direction en gestion de bureau apprend à l'école professionnelle ?
Deux grands domaines sont enseignés à l'école professionnelle : les processus de bureau et les ceux commerciaux. Les processus de l'office comprennent le traitement de l'information, c'est-à-dire toutes les procédures de sauvegarde et de conservation des données. Également au programme : comment traiter correctement le courrier entrant et quels sont les risques que comportent les programmes en ligne. Dans le domaine des processus commerciaux, vous apprenez comment les commandes sont traitées ou les factures sont créées et ce qui se cache derrière le contrôle commercial.
Première année :
Conception des processus de bureau : Dans ce module, les futurs assistants de gestion de bureau sont informés des stratégies de travail, telles que la stratégie d'acquisition d'informations, et des méthodes de gestion du temps. Ils traitent également des horaires numériques.
Traitement des commandes : vous apprenez à connaître les tableurs, à faire des calculs de prix et à rafraîchir vos connaissances en mathématiques.
En deuxième année :
Acquisition de clients : entre autres choses, la situation de l'entreprise sur le marché est ici au premier plan. Vous apprenez d'abord quels sont les marchés disponibles, et où votre propre entreprise s'insère. Bientôt, vous pourrez évaluer la situation concurrentielle de manière professionnelle.
Comptabilité : Dans les bases de la comptabilité, par exemple, vous pouvez découvrir ce qui se cache derrière le code de commerce ou le code fiscal.
Troisième année :
Financement : les futurs chefs de bureau s'informent des différentes mesures visant à maintenir la solvabilité de l'entreprise - le terme technique est "liquide" - et se familiarisent avec les prêts, les recettes et dépenses d'une entreprise.
Gestion de projet : quel objectif doit être atteint dans l'entreprise ? Comment fonctionne le processus de mise en œuvre et quels sont les outils nécessaires à cet effet ? Dans une équipe de projet, les stagiaires créent une structure de répartition du travail à cette fin.
Quels sont les points forts de la formation pour devenir assistant de gestion de bureau ?
Après la première année de formation, vous approfondissez vos connaissances dans deux des dix qualifications à option. Dans cinq mois, vous traiterez alors ces sujets de manière plus intensive. Vous déciderez avec votre entreprise de ce qui vous convient exactement.
Qualifications facultatives :
Contrôle et coordination des ordres
Vous y apprendrez comment traiter les commandes, les post-traiter et établir des devis.
Gestion et contrôle commerciaux
Avec cette spécialisation, les futurs employés de bureau sont dans le domaine de la comptabilité financière et s'occupent, par exemple, du calcul des coûts, dans lequel les coûts de production d'un produit sont déterminés.
Les processus commerciaux dans les petites et moyennes entreprises.
Comment gérer un compte d'entreprise ? Quand faut-il établir les comptes de paie ? Et comment préparez-vous les offres ? Les processus commerciaux sont traités avec des questions comme celles-ci.
Achats et logistique
Dans ce cas, l'accent est mis sur les produits, les fournisseurs et les offres habituelles sur le marché libre - en d'autres termes, vous analysez la concurrence avec vos concurrents. On forme également une apparition souveraine dans les négociations.
Marketing et distribution
La manière de gagner des clients et de les lier à l'entreprise, en d'autres termes, la manière de procéder à ce que l'on appelle des acquisitions, est au centre de cette spécialisation.
Ressources humaines
Jours de vacances, frais de voyage, comptabilité des salaires - ces domaines sont gérés dans le cadre de la gestion des ressources humaines. Autre point important : la formulation des offres d'emploi.
Assistance et secrétariat
Cette qualification facultative est particulièrement importante pour une entreprise car elle comprend, par exemple, la programmation ou l'organisation d'événements.
Relations publiques et gestion d'événements
Avec cette qualification, on est formé pour présenter l'entreprise en relation avec l'image de l'entreprise et sa propre image au public - par exemple en entretenant les propres canaux de médias sociaux de l'entreprise.
Administration et droit
Cette orientation est utile si vous êtes formé dans le service public et que vous êtes, par exemple, censé soutenir les citoyens dans leurs demandes de renseignements au bureau des citoyens.
Gestion des finances publiques
Dans ce cas également, les stagiaires travaillent dans le secteur public et préparent, entre autres, les documents relatifs aux états financiers annuels. La situation financière de l'entreprise y est enregistrée - un compte de résultat est établi sur la base des comptes vérifiés de l'année.
Qu'est-ce qu'un assistant de gestion de bureau apprend en pratique ?
Au cours de la première année de formation, vous apprenez à connaître l'entreprise et vous vous familiarisez avec les tâches typiques : passer des appels, répondre aux courriels et s'occuper des clients. En outre, vous commencez par le traitement des commandes, vous vous occupez de programmes importants tels que Word et Excel et vous coordonnez les rendez-vous. Comme toutes ces activités ne sont pas strictement divisées par année d'apprentissage, les tâches de la deuxième année de formation seront similaires - mais le niveau de responsabilité personnelle augmentera.
Au début de la troisième année, le thème du financement est ajouté, ce qui inclut, par exemple, la compréhension et la préparation des factures ou des relevés mensuels. Il peut également arriver que les futurs employés de bureau soient familiarisés avec l'organisation d'un événement.
